Instandhaltungsrücklage: Wie hoch sollte sie sein?

Wer Wohneigentum besitzt, sollte auf alles vorbereitet sein und sich für spätere Reparaturen und Modernisierungen ein finanzielles Polster zulegen.

Sind Sie Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft, sind Sie sogar dazu verpflichtet, eine Instandhaltungsrücklage aufzubauen.

Wie hoch muss diese Rücklage sein? Was wird alles aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt?

Alles über die Höhe und die Verwendung der Instandhaltungsrücklage lesen Sie jetzt.

Außerdem erfahren Sie, wie Sie die Rücklage in der Steuer geltend machen können und warum die Instandhaltungsrücklage eigentlich Erhaltungsrücklage heißt.

Die Instandhaltungsrücklage ist eine gemeinschaftliche finanzielle Rücklage innerhalb einer Wohneigentümergemeinschaft.

Sie dient dazu, notwendige Reparaturen am Gemeinschaftseigentum zu finanzieren.

Die Rücklage sollte so ausgelegt werden, dass sowohl vorhersehbare, als auch plötzlich erforderliche Reparaturkosten gedeckt sind.

So stellt die Instandhaltungsrücklage einen finanziellen Puffer dar, der verhindert, dass die Eigentümer plötzlich mit sehr großen finanziellen Verpflichtungen belastet werden.

Die Instandhaltungsrücklage wird auf einem gesonderten Konto angespart und ist Teil des Verwaltungsvermögens.

Verwaltet wird das Geld vom Verwalter der Eigentümergemeinschaft.

Die Instandsetzungsrücklage ist zweckgebunden und darf nur für Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen des Gemeinschaftseigentums ausgegeben werden.

Sie umfasst also alle Reparaturen, Schönheitsreparaturen und Modernisierungen außerhalb der eigentlichen Wohnungen.

Ein klassischer Verwendungszweck für die Instandsetzungsrücklage sind sogenannte baujahrstypische Reparaturen.

Dabei handelt es sich um notwendige Reparaturen oder Sanierungen von veralteten Installationen, feuchten Kellern, undichten Dächern oder anderen Reparaturen an der Außenhülle eines Gebäudes.

Ebenfalls aus der Rücklage gedeckt sind neue Anstriche für die Fassade, den Keller oder das Treppenhaus sowie die Modernisierung oder der Austausch der gemeinschaftlich genutzten Heizungsanlage.

Zwar verpflichtet der Gesetzgeber Wohnungseigentümergemeinschaften im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) dazu, eine Instandhaltungsrücklage zu bilden.

In Bezug auf die Höhe lässt der Gesetzgeber den Eigentümergemeinschaften jedoch freie Hand: Die Höhe der Rücklage, bzw. die monatliche Rate kann frei vereinbart werden.

Auf jeden Fall muss die Rücklagenhöhe individuell mit Blick auf den baulichen Zustand des Gebäudes, aber auch auf den Zeitpunkt der nächsten größeren Reparatur festgesetzt werden.

Eine erste Orientierung zur angemessenen Höhe der Instandhaltungsrücklage stellt der Jahreswirtschaftsplan dar. Dieser wird vom Hausverwalter erstellt.

Dort sind alle Einnahmen und Ausgaben der Wohnungseigentümergesellschaft aufgeführt.

Aus den Bilanzen des vorherigen Jahres lässt sich unter Einbeziehung eventuell bereits vorhersehbarer Instandsetzungsarbeiten die aktuell angemessene Instandhaltungsrücklage ermitteln.

Allerdings kommt in der Praxis ein Berechnungsverfahren zum Einsatz, das sich bewährt hat und aufwendige Schätzungen und weitere Berechnungen erspart: Die Peterssche Formel.

Die Peterssche Formel basiert auf den Herstellungskosten der Immobilie ohne die Grundstücks- und Baunebenkosten.

Die Gesamtkosten werden auf den Quadratmeter umgelegt und mit dem Faktor 1,5 multipliziert sowie durch eine Nutzungsdauer von 80 Jahren dividiert.

Daraus ergeben sich die jährlich anfallenden Instandhaltungskosten pro Quadratmeter.

Für die Instandhaltungsrücklage, die sich auf das Gemeinschaftseigentum bezieht, wird ein Wert von 70 % dieser Kosten angenommen.

Diese Kosten werden innerhalb der Eigentümergemeinschaft umgelegt, in der Regel nach der Wohnfläche der jeweiligen Wohnungen.

Nach der Berechnung sollte gründlich überprüft werden – am besten durch einen Gutachter, ob das Ergebnis der Petersschen Formel für die eigene Immobilie realistisch ist.

Sinnvoll ist ein Vergleich mit den Jahreswirtschaftsplan der Vorjahre sowie eine Berücksichtigung zurückliegender und noch ausstehender größerer Reparaturen.

Grundsätzlich darf eine Instandhaltungsrücklage bei der Steuer geltend gemacht werden. Allerdings müssen dafür bestimmte Bedingungen erfüllt sein.

Die erste und entscheidende: Das Absetzen der Instandhaltungsrücklage ist nur möglich, wenn Sie Ihre Eigentumswohnung vermietet haben.

Bewohnen Sie diese selbst, bleiben Sie auf den Kosten sitzen.

Fungieren Sie als Vermieter, ist es möglich, die Instandhaltungsrücklage als Werbungskosten geltend zu machen.

Allerdings erst dann, wenn das zurückgelegte Geld auch für eine Reparatur oder andere Instandhaltungsmaßnahmen ausgegeben wurde.

Dies wiederum muss eine Maßnahme sein, die das Finanzamt auch anerkannt:

Sofort als Werbekosten sind alle Reparaturkosten im Jahr der Bezahlung absetzbar, die als Erhaltungsaufwand gelten. Dazu gehören alle Reparaturen, aber auch Renovierungskosten und Modernisierungen.

Wichtig ist: Das Bauteil muss bereits vorhanden sein und wird durch die Reparatur aufgewertet.

Instandsetzungs- und Instandhaltungsausgaben sind laut Betriebskostenverordnung keine Betriebskosten, sondern eben Instandhaltungskosten und diese dürfen dem Mieter als Erhaltungsaufwand nicht in Rechnung gestellt werden.

Man spricht hier von sogenannten “nicht umlagefähigen Betriebskosten”.

Wenn Sie Ihre Eigentumswohnung verkaufen, bleibt die von Ihnen bereits eingezahlte Instandhaltungsrücklage auf dem Rücklagenkonto.

Sie geht automatisch auf den Käufer über. Und das macht auch Sinn: Es ist eindeutig festgelegt, dass auf der Rücklage nur Gelder für die Instandsetzung und Instandhaltung entnommen werden dürfen.

Als Verkäufer der Eigentumswohnung berücksichtigen Sie die bereits gezahlte Instandhaltungsrücklage natürlich im Kaufpreis.

Wie hoch die bislang eingezahlte Rücklage ist, weiß der Verwalter des Rücklagenkontos und gibt auf Anfrage darüber schriftlich Auskunft.