Wohnungsübergabeprotokoll für Einzug und Auszug

Bei einer Wohnungsübergabe kann schnell Streit entstehen. Kratzer im Laminat, ein Sprung im Waschbecken oder ein nicht richtig schließendes Fenster sind ärgerlich. Besonders dann, wenn sich Mieter und Vermieter nicht einig sind, wer den Schaden beheben muss.

Dagegen hilft ein Wohnungsübergabeprotokoll. Sowohl beim Ein- als auch beim Auszug werden darin der Zustand der Wohnung und sämtliche Schäden, Zählerstände, übergebene Schlüssel und sonstige Besonderheiten festgehalten.

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein solches Abnahmeprotokoll nicht, doch es profitieren alle Beteiligten davon: Mieter schützen sich vor ungerechtfertigten Nachforderungen und Vermieter haben einen rechtsgültigen Beweis in der Hand, wenn die Mieter die Wohnung beschädigt haben.

Hier erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Übergabeprotokoll: Was muss drin stehen? Worauf sollte man bei der Erstellung achten? Und was tun, wenn es trotzdem zum Streit kommt? Inklusive Musterprotokoll als kostenlosen Download und Checkliste.

Mustervorlage Wohnungsübergabeprotokoll

Egal, ob Sie Mieter oder Vermieter sind: Mit unserer kostenlosen Vorlage gehen Sie bei der Wohnungsübergabe auf Nummer sicher. Einfach herunterladen, ausdrucken und bei der Wohnungsbesichtigung gemeinsam ausfüllen.

1. Wofür brauche ich ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Wohnung oder eines Hauses bei der Übergabe an einen neuen Mieter oder Eigentümer. Bei der Rückgabe der Wohnung an den Vermieter ist es entscheidend dafür, wie mit der hinterlegten Mietkaution umgegangen wird.

Zimmer für Zimmer werden Schäden und Mängel schriftlich festgehalten. Auch der Zustand von zusätzlichen Räumen (Keller, Dachboden, Garage) wird dokumentiert. Außerdem werden Zählerstände von Strom-, Gas- und Wasserzählern und die Anzahl der übergebenen Schlüssel notiert.

Das Protokoll wird von allen beteiligten Personen gemeinsam ausgefüllt und anschließend unterschrieben. Idealerweise machen Sie noch zusätzlich Fotos.

Wichtig: Ein Exemplar für jeden

Das Übergabeprotokoll wird doppelt ausgefüllt. Beide Parteien bekommen je ein unterschriebenes Exemplar. Andernfalls kann es im Nachhinein zu rechtlichen Problem kommen.

Keine gesetzliche Vorschrift

Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Aber: Wurde eines angefertigt und von beiden Seiten unterschrieben, ist es bindend und hat auch vor Gericht Bestand.

Grundsätzlich ist es möglich, im Nachhinein entdeckte Schäden nachträglich in das Übergabeprotokoll aufzunehmen. Allerdings kann dies auch leicht zum Streitfall werden.

Welche Vorteile hat ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Übergabeprotokoll für Mieter

Für Mieter ist ein Wohnungsübergabeprotokoll eine Absicherung gegen möglicherweise unberechtigte Forderungen des Vermieters.

Wurde kein Protokoll erstellt, könnte der Vermieter theoretisch die Beseitigung von Schäden verlangen, die Sie gar nicht verursacht haben, sowohl beim Ein- als auch beim Auszug.

Wenn Sie in eine Mietwohnung einziehen, können (und sollten) Sie im Übergabeprotokoll den Vermieter in die Pflicht nehmen, bestehende Mängel zeitnah zu beheben. Werden offensichtliche Mängel nicht im Protokoll festgehalten, muss der Vermieter sich um diese auch nicht kümmern – um „versteckte Mängel“ wie kaputte Leitungen oder nicht funktionierende Heizungen aber schon.

Übergabeprotokoll für Vermieter

Die gleichen Vorteile wie für Mieter gelten umgekehrt auch für Vermieter. Schäden, die der Mieter nach dem Einzug verursacht hat, muss dieser selber beheben. Das Übergabeprotokoll schützt Vermieter vor unberechtigten Schadensersatzansprüchen.

Beim Auszug des Mieters ist das Übergabeprotokoll entscheidend dafür, in welchem Umfang die hinterlegte Mietkaution für die Behebung von Schäden eingesetzt werden kann.

Übergabeprotokoll für neue Eigentümer

Auch beim Hauskauf spielt das Übergabeprotokoll eine wichtige Rolle. Wie auch bei Mietwohnungen werden darin Mängel und Schäden sowie Zählerstände und bereits bezahlte Nebenkosten notiert.

Bei Immobilenverkäufen gilt häufig der Grundsatz „gekauft wie gesehen“. Der Verkäufer haftet nicht für später entdeckte Schäden, außer er hat diese arglistig verschwiegen. Die Beweislast liegt dabei allerdings beim Käufer.

Das heißt: Fällt Ihnen als Käufer im Nachhinein ein Schaden auf, müssen Sie nachweisen können, dass dem Verkäufer dieser bekannt war und er ihn bewusst verschwiegen hat. Bevor Sie eine Immobilie kaufen, sollten Sie daher immer einen Immobilienexperten zu Rate ziehen und diesem auch das Übergabeprotokoll prüfen lassen.

2. Was muss im Wohnungsübergabeprotokoll stehen?

Das Wohnungsübergabeprotokoll beschreibt den Zustand der Wohnung bzw. des Hauses. Da die Erstellung keine gesetzliche Pflicht ist, ist auch der Inhalt nicht vorgeschrieben. Für die Beschreibung von Mängeln gilt: Je detaillierter, desto besser.

Folgende Punkte sollte jedes Übergabeprotokoll enthalten:

• Name und Adresse von Vermieter und Mieter bzw. Verkäufer und Käufer
• Optional: Name und Kontaktdaten von Zeugen, zum Beispiel dem Makler
• Anschrift der Immobilie
• Datum der Übergabe und des Einzugs bzw. des Auszugs
• Datum der letzten Renovierung
• Auflistung aller Räume und detaillierte Beschreibung der vorhandenen Mängel und Schäden
• Auflistung der in einwandfreiem Zustand und besenrein übergebenen Räume
• Zustand von Zusatzräumen wie Keller, Dachboden und Garage
• Zählerstände von Gas, Wasser und Strom
• Falls vorhanden: Füllstand des Heizöltanks
• Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel, zum Beispiel Haustür-, Wohnungstür-, Keller- und Briefkastenschlüssel
• Optional: übernommenes Möbiliar
• Absprachen über noch anstehende Reparaturen
• Unterschrift aller beteiligten Personen

Zusatzpunkte bei einem Immobilienkauf

• Details zu geleisteten Zahlungen für Dienstleistungen wie Müllabfuhr, Straßenreinigung, Grundsteuer, Versicherung etc.
• Rechnungen von Handwerksarbeiten, auf die noch Garantie besteht
• Auflistung von übergebenen Dokumenten zur Immobilie (Energieausweis, Versicherungs- und Grundsteuerbescheide etc.)

Tipp: Fotos von Schäden machen

Neben dem Eintrag im Protokoll sollten Sie sichtbare Mängel wie Kratzer, Feuchtigkeitsflecken oder Risse zusätzlich fotografieren. Die Fotos gelten im eventuellen Streitfall als Beweismittel.

3. Ablauf der Wohnungsübergabe: Worauf muss ich achten?

Idealerweise findet die Wohnungsübergabe dann statt, wenn sich die Wohnung im vertragsgemäßen Zustand befindet. Das heißt: Für einen Einzug sollte Sie komplett einzugsbereit sein, für einen Auszug im vertraglich vereinbarten Zustand.

Möbel sollten herausgeräumt und Renovierungsarbeiten abgeschlossen sein. Kleinere, noch anstehende Ausbesserungen werden im Protokoll aufgenommen.

Protokoll alleine ausfüllen

Hat die andere Partei kein Interesse, ein Übergabeprotokoll auszufüllen bzw. zu unterschreiben, können Sie trotzdem eines mit einem neutralen Zeugen anfertigen. Denken Sie in einem solchen Fall unbedingt daran, Fotos zu machen.

Termin finden

Vereinbaren Sie für die Wohnungsübergabe möglichst früh einen verbindlichen Termin.

Bei einer Vermietung wird die Wohnung dem Mieter vor Beginn des Mietverhältnisses übergeben. Ziehen Sie aus, übergeben Sie die Wohnung, wenn das Mietverhältnis endet. Bei einem Hauskauf oder Wohnungskauf erfolgt die Übergabe in der Regel nachdem der Käufer den Kaufpreis gezahlt hat.

Zur Wohnungsübergabe sollten Mieter und Vermieter (bzw. Käufer und Verkäufer) gemeinsam Raum für Raum durchgehen und sich Notizen zu Mängeln machen. Am besten geschieht dies bei Tageslicht, da sonst schnell Schäden übersehen werden können. Nehmen Sie sich Zeit und lassen Sie sich nicht drängeln.

Wer muss bei der Übergabe anwesend sein?

Da beide Seiten das Übergabeprotokoll unterschreiben müssen, sollten natürlich auch beide bei der Übergabe anwesend sein. Allerdings kann ein bevollmächtigter Dritter einspringen, wenn etwas dazwischen kommt.

Vermieter können beispielsweise einen Makler oder Hausverwalter mit der Wohnungsübergabe beauftragen. Für Fehler muss allerdings trotzdem der Vermieter gerade stehen. Verstößt die beauftragte Person gegen ihre Pflichten, können aber Schadensersatzansprüche möglich sein.

Wollen Sie sich als Mieter zusätzlich absichern, können Sie einen neutralen Zeugen zur Wohnungsübergabe mitnehmen (zum Beispiel ein Immobiliengutachter), der das Übergabeprotokoll ebenfalls unterschreibt.

Übergabe der alten Wohnung vor dem Auszug

Ziehen Sie aus Ihrer Mietwohnung aus, haben Sie eine gesetzliche Rückgabepflicht der Mietwohnung. Geregelt ist dies in §546 BGB.

Spätestens am letzten Tag des Mietverhältnisses muss dem Vermieter die Wohnung übergeben werden. Wird der Termin verpasst, kann der Vermieter Schadensersatz fordern. Das BGB sieht als Entschädigung für die Dauer der Vorenthaltung „die vereinbarte Miete“ oder eine Miete, „die für vergleichbare Sachen ortsüblich ist“ vor (§546a BGB).

Lediglich dann, wenn der letzte Tag der Mietzeit auf einen Sonn- oder Feiertag fällt, kann der darauffolgende Werktag gewählt werden.

Sie sind als Mieter verpflichtet, die Wohnung und die dazugehörigen Räume (Keller etc.) in dem im Mietvertrag vereinbarten Zustand zurückzugeben. Inwiefern dieser Zustand eingehalten ist, wird beim Rundgang durch die Wohnung am Übergabetermin festgestellt.

Sie müssen das Übergabeprotokoll nicht ausfüllen oder unterschreiben. Allerdings ist dies auch in Ihrem Interesse, denn so bekommen Sie Ihre hinterlegte Mietkaution schnellstmöglich zurück.

Wie bereite ich die Wohnung für die Übergabe vor?

Zunächst mal sollten Sie sich einen Vordruck eines Wohnungsübergabeprotokolls besorgen und sich damit vertraut machen. Nutzen Sie dazu gerne unser Musterprotokoll.

In jedem Fall sollte die Wohnung leergeräumt und sauber sein. Wenn im Mietvertrag keine weitergehenden (oder ungültige) Absprachen getroffen wurden, sind Sie verpflichtet, die Wohnung „besenrein“ zu übergeben.

Was bedeutet „besenrein“?

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat den Begriff „besenrein“ als die „Beseitigung grober Verschmutzungen“ definiert (Az.: VIII ZR 124/05). Das heißt, Sie müssen Ihre Wohnung nicht komplett grundreinigen – aufräumen, fegen und durchsaugen genügt.

Außerdem müssen Sie Lebensmittel aus einem mitvermieteten Kühlschrank entfernen und Ein- und Umbauten entfernen, die Sie auf eigene Faust montiert haben. Alternativ klären Sie mit Ihrem Vermieter, was in der Wohnung bleiben darf und was nicht.

Normale Gebrauchsspuren müssen Sie nicht entfernen. Für Wandbefestigungen notwendige Dübellöcher dürfen bleiben, Unkraut vom Balkon muss nicht entfernt werden und auch die Fenster müssen Sie nicht putzen.

Ein häufiges Streitthema sind Rückstände vom Rauchen in der Wohnung. Bei einer einfachen besenreinen Übergabe (ohne Renovierungsklausel) müssen Sie Rauchspuren an den Wänden in der Regel nicht beseitigen. Sind die Spuren aber so stark, dass sie durch Malerarbeiten nicht beseitigt werden können, kann der Vermieter Schadensersatz fordern (BGH; Az.: VIII ZR 37/07).

Mietverträge mit Renovierungsklausel

Ob Sie Ihre Wohnung vor dem Auszug gründlicher reinigen oder renovieren müssen, hängt von Ihrem Mietvertrag ab. Eine „sorgfältige Reinigung“ bspw. geht über den Zustand „besenrein“ hinaus.

Viele Mietverträge enthalten eine Schönheitsreparaturklausel. Diese besagt, dass Sie vor Ihrem Auszug noch einige Arbeiten erledigen müssen.

Der Mieterbund definiert Schönheitsreparaturen als „alles, was sich beim normalen Wohnen im Laufe der Zeit abgenutzt hat und in der Regel mit Farbe, Tapete und etwas Gips erneuert werden kann.“

Zu den Schönheitsreparaturen zählt demnach:

• das Streichen und Tapezieren von Wänden und Decken,
• das Streichen der Heizkörper und Heizungsrohre,
• das Streichen der Türen innerhalb der Wohnung,
• das Streichen der Fenster und Außentüren von innen,
• das Streichen von Scheuerleisten und Leitungen, die über Putz liegen und
• das Schließen von Dübel- und Bohrlöchern.

Nicht zu den Schönheitsreparaturen zählt:

• das Abschleifen und Versiegeln von Holzfußböden,
• das Streichen der Außenseiten von Fenstern und Haustür,
• das Tapezieren und Streichen von Keller- und Gemeinschaftsräumen,
• das Erneuern von bereits vor dem Einzug vorhandenen Teppichböden und
• das Abschleifen, Grundieren und Lackieren von Wandschränken.

Bei der Farbe sollten Sie immer einen neutralen Farbton wählen. Dies muss nicht zwingend weiß bedeuten, allerdings ist weiße Farbe in aller Regel am günstigsten und muss vom Vermieter immer akzeptiert werden.

Schönheitsreparaturen sollten schon einige Tage vor der Wohnungsübergabe erledigt werden. Haben Sie nicht alle Arbeiten geschafft, kann die Wohnung trotzdem übergeben werden. Allerdings hat der Vermieter dann das Recht, Nachforderungen zu stellen und diese bei Nichteinhaltung einer gesetzten Frist mit der Mietkaution zu verrechnen.

Außerdem müssen Sie sämtliche Schäden beheben, die Sie selbst verursacht haben. Leichte Kratzspuren zählen nicht dazu, Brandlöcher und tiefe Dellen schon. Das Wohnungsübergabeprotokoll von Ihrem Einzug dient dabei als Grundlage.

Der letzte Schritt der Wohnungsübergabe ist dann das Zurückgeben aller ausgehändigten Schlüssel. Diese müssen Sie dem Vermieter oder einer bevollmächtigten Person persönlich in die Hand drücken. Das einfach Werfen in den Briefkasten des Vermieters muss vorher abgestimmt sein.

Übergabe einer neuen Wohnung vor dem Einzug

Vermieter sind verpflichtet, die Wohnung zum Mietbeginn im vereinbarten Zustand zur Verfügung zu stellen. Ist dies nicht gegeben, muss der Vermieter für eventuelle Mehrkosten des Mieters aufkommen.

Für Sie als Mieter ist das Wohnungsübergabeprotokoll vor dem Einzug ein wichtiges Dokument, denn es ist der Grundstein für spätere Forderungen des Vermieters, beispielsweise bei Ihrem Auszug.

Tipp: Wohnungsgeberbestätigung

Lassen Sie sich bei dem Übergabetermin schon von Ihrem Vermieter die Wohnungsgeberbestätigung aushändigen. Diese brauchen Sie zum Ummelden Ihres Wohnsitzes beim Einwohnermeldeamt. Alternativ können Sie unsere Muster-Wohnungsgeberbestätigung ausdrucken und vom Vermieter ausfüllen lassen.

4. Checkliste Wohnungsübergabe – Habe ich an alles gedacht?

5. Was kann ich tun, wenn ich einen Schaden übersehen habe?

Selbst nach einer sorgfältigen Überprüfung der Wohnung kann es immer mal passieren, dass man einen Schaden übersehen hat. Sind Sie gerade eingezogen und Ihnen fallen weitere Mängel auf, sollten Sie Ihren Vermieter sofort darüber informieren.

Bei gravierenden Fällen wie Schimmelbefall, defekten Heizungen, kaputten Rohren oder nicht funktionierenden Stromleitungen haben Sie ohnehin das Recht, die Behebung von Ihrem Vermieter zu fordern.

Mit kleineren Schäden optischer Natur oder klar erkennbaren Mängeln werden Sie dagegen leben oder sie selbst beheben müssen, solange diese nicht gegen den vertragsgemäßen Zustand der Wohnung sprechen.

Wurden diese nicht im Übergabeprotokoll aufgenommen, hat Ihr Vermieter theoretisch sogar das Recht, bei Ihrem späteren Auszug von Ihnen die Behebung des Schadens zu verlangen. Dagegen hilft nur, rasch zu handeln und auf die Kulanz des Vermieters zu hoffen. Ist eine Einigung nicht möglich, muss ein Gericht entscheiden.

Vermieter haben kaum Chancen

Übersieht der Vermieter vor Ihrem Auszug einen Schaden, hat er in der Regel keine Möglichkeit, vom Mieter Schadensersatz zu fordern.

Nur bei verdeckten Mängeln kann der Vermieter den Mieter in die Pflicht nehmen. Weigert sich der Mieter, bleibt dem Vermieter nur, ein Gericht einzuschalten.

Verdeckte Mängel unverzüglich melden

Egal, ob Sie Mieter oder Vermieter sind: fällt Ihnen ein nach der Wohnungsübergabe ein verdeckter Mangel auf, der vorher nicht zu sehen war, sollten Sie die andere Partei umgehend und schriftlich darüber informieren und um einen nachträglichen Eintrag im Übergabeprotokoll bitten.

Sechs Monate Frist für Nachbesserung

Vermieter haben nach dem Auszug ihres Mieters eine Frist von sechs Monaten ab dem Datum der Wohnungsrückgabe, um von den Mietern eine Ausbesserung oder gegebenenfalls Schadensersatz zu fordern (§548 BGB).

Verhandeln Mieter und Vermieter über die Beseitigung des Schadens oder schaltet der Vermieter ein Gericht ein, wird die Verjährungsfrist gehemmt, also auf Eis gelegt.

Darf der Vermieter die Kaution behalten?

Der Vermieter hat das Recht, seine Ansprüche mit der hinterlegten Mietkaution zu verrechnen und auf diesem Weg Teile oder auch die volle Höhe der Kaution einzubehalten.

Um dies tun zu können, muss der Vermieter seine Ansprüche für den Mieter nachvollziehbar aufzeigen und die damit verbundenen Kosten belegen können. Ist der Mieter damit nicht einverstanden, bleibt nur der Gang vor ein Gericht.

6. Muster Wohnungsübergabeprotokoll herunterladen

Als Vorlage für Ihr Wohnungsübergabeprotokoll können Sie unser kostenloses Musterformular nutzen.