Wohnungsübergabeprotokoll: Checkliste für die Wohnungsübergabe

Bei einer Wohnungsübergabe kann schnell Streit entstehen. Kratzer im Laminat, ein Sprung im Waschbecken oder ein nicht richtig schließendes Fenster sind ärgerlich. Besonders dann, wenn sich Mieter und Vermieter nicht einig sind, wer den Schaden beheben muss.

Dagegen hilft ein Wohnungsübergabeprotokoll.

Hier erfahren Sie alles Wichtige zum Thema Übergabeprotokoll: Was muss drin stehen? Worauf sollte man bei der Erstellung achten? Und was tun, wenn es trotzdem zum Streit kommt?

Mustervorlage Wohnungsübergabeprotokoll

Egal, ob Sie Mieter oder Vermieter sind: Mit unserer kostenlosen Vorlage gehen Sie bei der Wohnungsübergabe auf Nummer sicher. Einfach herunterladen, ausdrucken und bei der Wohnungsbesichtigung gemeinsam ausfüllen.

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Das Wichtigste in Kürze

  • Im Wohnungsübergabeprotkoll wird der Zustand einer Immobilie beim Ein- oder Auszug schriftlich dokumentiert

  • Das Protokoll bietet Mietern und Vermietern Schutz vor ungerechtfertigten Forderungen und Schadensersatzansprüchen

  • Neben Mängel und Schäden enthält das Übergabeprotokoll üblicherweise sämtliche Zählerstände sowie die Anzahl der übergebenen Schlüssel

  • Jeder einzelne Schaden sollte detailliert im Übergabeprotokoll festgehalten und idealerweise zusätzlich fotografiert werden

Wofür brauche ich ein Übergabeprotokoll?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert den Zustand einer Wohnung oder eines Hauses bei der Übergabe an einen neuen Mieter oder Eigentümer.

Nach dem Umzug steht die Übergabe der alten Wohnung an. Bei der Rückgabe der Wohnung ist das Übergabeprotokoll es entscheidend dafür, wie der Vermieter mit der hinterlegten Mietkaution umgeht.

Zimmer für Zimmer werden Schäden und Mängel schriftlich festgehalten. Auch der Zustand von zusätzlichen Räumen (Keller, Dachboden, Garage) wird dokumentiert.

Außerdem werden Zählerstände von Strom-, Gas- und Wasserzählern und die Anzahl der übergebenen Schlüssel notiert.

Das Protokoll wird von allen beteiligten Personen gemeinsam ausgefüllt und anschließend unterschrieben. Idealerweise machen Sie noch zusätzlich Fotos.

Wichtig: Ein Exemplar für jeden

Das Übergabeprotokoll wird doppelt ausgefüllt. Beide Parteien bekommen je ein unterschriebenes Exemplar. Andernfalls kann es im Nachhinein zu rechtlichen Problem kommen.

Was kostet mein Umzug?

Was muss in einem Übergabeprotokoll stehen?

Das Wohnungsübergabeprotokoll beschreibt den Zustand der Wohnung bzw. des Hauses.

Da die Erstellung keine gesetzliche Pflicht ist, ist auch der Inhalt nicht vorgeschrieben. Für die Beschreibung von Mängeln gilt: Je detaillierter, desto besser.

Folgende Punkte sollte jedes Übergabeprotokoll enthalten:

  • Name und Adresse von Vermieter und Mieter bzw. Verkäufer und Käufer
  • Optional: Name und Kontaktdaten von Zeugen, zum Beispiel dem Makler
  • Anschrift der Immobilie
  • Datum der Übergabe und des Einzugs bzw. des Auszugs
  • Datum der letzten Renovierung
  • Auflistung aller Räume und detaillierte Beschreibung der vorhandenen Mängel und Schäden
  • Auflistung der in einwandfreiem Zustand und besenrein übergebenen Räume
  • Zustand von Zusatzräumen wie Keller, Dachboden und Garage
  • Zählerstände von Gas, Wasser und Strom
  • Falls vorhanden: Füllstand des Heizöltanks
  • Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel, zum Beispiel Haustür-, Wohnungstür-, Keller- und Briefkastenschlüssel
  • Optional: übernommenes Mobiliar
  • Absprachen über noch anstehende Reparaturen
  • Unterschrift aller beteiligten Personen

Zusatzpunkte bei einem Immobilienkauf

  • Details zu geleisteten Zahlungen für Dienstleistungen wie Müllabfuhr, Straßenreinigung, Grundsteuer, Versicherung etc.
  • Rechnungen von Handwerksarbeiten, auf die noch Garantie besteht
  • Auflistung von übergebenen Dokumenten zur Immobilie (Energieausweis, Versicherungs- und Grundsteuerbescheide etc.)

Tipp: Fotos von Schäden machen

Neben dem Eintrag im Protokoll sollten Sie sichtbare Mängel wie Kratzer, Feuchtigkeitsflecken oder Risse zusätzlich fotografieren. Die Fotos gelten im eventuellen Streitfall als Beweismittel.

Vor der Wohnungsübergabe: Wie muss die Wohnung übergeben werden?

Je nachdem was in Ihrem Mietvertrag steht, gibt es verschiedene Szenarien, wie Sie Ihre Wohnung beim Auszug zu hinterlassen haben.

In jedem Fall sollte Sie vollständig leergeräumt sein. Muss der Vermieter nach Ihrem Auszug noch etwas für Sie entsorgen, müssen Sie für die Kosten aufkommen.

Vor der Wohnungsübergabe sollten Sie sich einen Vordruck eines Wohnungsübergabeprotokolls besorgen und sich damit vertraut machen. Nutzen Sie dazu gerne unser Musterprotokoll.

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Um das Putzen werden Sie vermutlich auch nicht herum kommen. Häufig steht hierzu im Mietvertrag „besenreine Übergabe“.

Besenrein bedeutet, dass Sie Wohnung sauber und ordentlich übergeben müssen. Also quasi einmal mit dem Besen gereinigt. Ganz konkret bedeutet das:

  • Alle Böden in der Wohnung müssen gründlich gesaugt werden. Hat der Boden Flecken, sollten Sie zusätzlich nochmal durchwischen.
  • Schauen Sie mal nach oben an die Decke. Sind dort Spinnweben, sollten Sie die auch entfernen
  • Bleibt die Küche in der Wohnung, muss diese nach dem Ausräumen von außen und innen abgewischt werden
  • Die Dusch- und Waschbecken Armatur sollten von Kalkflecken befreit werden, das WC einmal feucht abgewischt werden

Fensterputzen zählt übrigens nicht zu einer besenreinen Übergabe. Auch müssen Sie keine Dübellöcher schließen oder Unkraut entfernen.

Bei einer besenreinen Übergabe muss grober Schmutz und Staub entfernt werden. Also sollte die Wohnung gesaugt und gewischt werden. Hierzu zählt übrigens auch der Keller.

Vor der Frage in welchem Zustand die Wohnung übergeben werden muss, stehen viele Umziehende.

Grundsätzlich gilt, dass die Mietwohnung in einem ordnungsgemäßen Zustand übergeben werden muss. Doch was genau bedeutet das?

Streichen und renovieren gehören zu den sogenannten “Schönheitsreparaturen”. Diese müssen Sie nur durchführen, wenn es notwendig und im Mietvertrag vereinbart ist.

Die Kosten für die Renovierungsarbeiten können Sie von der Steuer absetzen.

Aber: die Klausel für Schönheitsreparaturen ist nicht immer rechtens!

In diesen Fällen ist die Klausel unwirksam:

  • Es darf nicht von Anfang an verlangt werden, dass Sie die Wohnung beim Auszug komplett renovieren
  • Im Mietvertrag darf nicht verlangt werden, dass Sie bei Auszug alle Räume neu streichen oder renovieren müssen
  • Wenn Sie die Wohnung unrenoviert übernommen haben

In diesen Fällen müssen Sie Schönheitsreparaturen vornehmen:

  • Wenn Sie eine Wand neongelb gestrichen haben, kann der Vermieter das Streichen der Wände in neutralen Tönen verlangen
  • Wenn der Zustand das normale Maß an “Abnutzung” übersteigt
  • Steht in Ihrem Mietvertrag, dass die Wohnung bei Mietende renoviert übergeben werden muss, müssen Sie die Wände zu Ihrem Auszug einheitlich streichen

Falls die Wohnung jedoch unrenoviert übernommen wurde und laut Vertrag auch nicht renoviert übergeben werden muss, ist es Vermietersache, die Wohnung in einem einheitlichen Ton zu streichen.

Viele Mietverträge enthalten eineSchönheitsreparaturklausel. Diese besagt, dass Sie vor Ihrem Auszug noch einige Arbeiten erledigen müssen.

Der Mieterbund definiert Schönheitsreparaturen als:

„alles, was sich beim normalen Wohnen im Laufe der Zeit abgenutzt hat und in der Regel mit Farbe, Tapete und etwas Gips erneuert werden kann.“

Zu den Schönheitsreparaturen zählt demnach:

  • das Streichen und Tapezieren von Wänden und Decken
  • das Streichen der Heizkörper und Heizungsrohre
  • das Streichen der Türen innerhalb der Wohnung
  • das Streichen der Fenster und Außentüren von innen
  • das Streichen von Scheuerleisten und Leitungen, die über Putz liegen
  • das Schließen von Dübel- und Bohrlöchern

Nicht zu den Schönheitsreparaturen zählt:

  • das Abschleifen und Versiegeln von Holzfußböden
  • das Streichen der Außenseiten von Fenstern und Haustür
  • das Tapezieren und Streichen von Keller- und Gemeinschaftsräumen
  • das Erneuern von bereits vor dem Einzug vorhandenen Teppichböden
  • das Abschleifen, Grundieren und Lackieren von Wandschränken

Die Schönheitsreparaturen sollten Sie einige Tage vor der Wohnungsübergabe erledigen. Hierbei dient das Wohnungsübergabeprotokoll von Ihrem Einzug als Grundlage.

Sie sollten dafür sorgen, dass sämtliche Schäden, die Sie selbst verursacht haben, behoben werden. Dazu gehören zum Beispiel Brandlöcher oder tiefe Dellen.

Normale Gebrauchsspuren, wie leichte Kratzer im Parkett müssen Sie hingegen nicht beseitigen.

Bauliche Veränderungen, wie eine Einbauküche müssen Sie wieder zurückbauen. Hier lohnt es sich zuvor den Vermieter zu fragen, ob er die bauliche Veränderung vielleicht übernehmen möchte.

Termin finden

Vereinbaren Sie für die Wohnungsübergabe möglichst früh einen verbindlichen Termin.

Spätestens am letzten Tag des Mietverhältnisses muss dem Vermieter die Wohnung übergeben werden.

Wird der Termin verpasst, kann der Vermieter Schadensersatz fordern.

Wenn der letzte Tag der Mietzeit auf einen Sonn- oder Feiertag fällt, kann der darauffolgende Werktag gewählt werden.

Während der Wohnungsübergabe: Wie läuft die Übergabe ab?

Zur Wohnungsübergabe sollten Mieter und Vermieter (bzw. Käufer und Verkäufer) gemeinsam Raum für Raum durchgehen und sich Notizen zu Mängeln machen.

Am besten geschieht dies bei Tageslicht, da sonst schnell Schäden übersehen werden können. Nehmen Sie sich Zeit und lassen Sie sich nicht drängeln.

Checkliste für die Wohnungsübergabe:

  • Zählerstände an Wasseruhren, Gas- und Stromzählern abgelesen
  • Wände und Decken nach feuchten Stellen, Wasserflecken und Schimmel überprüft
  • Tapete und Anstrich kontrolliert
  • Fußboden nach Fehlstellen,, Kratzern, Dellen und Flecken abgesucht
  • Wand- und Bodenfliesen auf Absplitterungen und Sprünge untersucht
  • Zustand und Schließfunktion der Fenster, Türen und Schlösser überprüft
  • Wasserhähne, Toilettenspülung und Dusche getestet
  • Heizkörper aufgedreht und geprüft, ob sie warm werden
  • Funktion von mitvermieteten elektrischen Geräten getestet
  • An Einbauten wie Spüle, Waschbecken, Kloschüssel und Badewanne gerüttelt und geprüft, ob diese fest verbaut sind
  • Beschädigungen im Treppenhaus notiert
  • Zustand von Keller, Dachboden, Garage und anderen Nebenräumen überprüft
  • Kratzer auf Arbeitsplatten und an Schränken der Einbauküche dokumentiert
  • Alle Schlüssel übergeben und notiert (Haustür, Wohnungstür, Tür zum Garten, Keller, Fahrradkeller, Briefkasten, Dachboden, Waschküche, Garage)
  • Beim Auszug: Die Wohnung ist besenrein – gefegt, gesaugt und von grobem Schmutz befreit

Tipp: Wohnungsgeberbestätigung

Lassen Sie sich bei dem Übergabetermin schon von Ihrem Vermieter die Wohnungsgeberbestätigung aushändigen. Diese brauchen Sie zum Ummelden Ihres Wohnsitzes beim Einwohnermeldeamt. Alternativ können Sie unsere Muster-Wohnungsgeberbestätigung ausdrucken und vom Vermieter ausfüllen lassen.

Laden Sie sich jetzt unsere kostenlose Wohnungsgeberbestätigung runter.

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Da beide Seiten das Übergabeprotokoll unterschreiben müssen, sollten natürlich auch beide bei der Übergabe anwesend sein.

Allerdings kann ein bevollmächtigter Dritter einspringen, wenn etwas dazwischen kommt.

Vermieter können beispielsweise einen Makler oder Hausverwalter mit der Wohnungsübergabe beauftragen.

Wollen Sie sich als Mieter zusätzlich absichern, können Sie einen neutralen Zeugen zur Wohnungsübergabe mitnehmen, der das Übergabeprotokoll ebenfalls unterschreibt.

Checkliste: Das sollten Sie bei dem Übergabetermin dabei haben

  • Kamera, Stift und Zettel
  • alle Schlüssel, die zur Wohnung gehören
  • die aktuellen Zählerstände
  • ein Übergabeprotokoll
  • einen Zeugen

Der letzte Schritt der Wohnungsübergabe ist dann das Zurückgeben aller ausgehändigten Schlüssel.

Diese müssen Sie dem Vermieter oder einer bevollmächtigten Person persönlich in die Hand drücken.

Haben Sie einen Schlüssel verloren, darf der Vermieter entscheiden, ob er das Schloss oder die Schließanlage austauscht.

Ob Sie für den Austausch zahlen müssen, hängt davon ab, wo und wie Sie den Schlüssel verloren haben.

Können Sie zum Beispiel nachweisen, dass keine konkrete Gefährdung der Sicherheit durch den Verlust vorliegt, müssen Sie die Kosten nicht ersetzen.

Ein solcher Fall kann zum Beispiel vorliegen, wenn Sie den Schlüssel im Urlaub und ohne dazugehörige Dokumente mit Ihrer Anschrift verloren haben.

Nach der Wohnungsübergabe: Was ist, wenn ein Schaden übersehen wurde?

Selbst nach einer sorgfältigen Überprüfung der Wohnung kann es immer mal passieren, dass man einen Schaden übersehen hat.

Sind Sie gerade eingezogen und Ihnen fallen weitere Mängel auf, sollten Sie Ihren Vermieter sofort darüber informieren.

Selbst nach einer sorgfältigen Überprüfung der Wohnung kann es immer mal passieren, dass man einen Schaden übersehen hat.

In diesem Fall hat der Vermieter in der Regel keine Möglichkeit noch Schadensersatz von Ihnen zu fordern.

Nur wenn Sie Mängel bewusst vertuscht oder verschwiegen haben, kann der Vermieter den Mieter in die Pflicht nehmen.

Weigert sich der Mieter, bleibt dem Vermieter nur, ein Gericht einzuschalten.

Sechs Monate Frist für Nachbesserung

Vermieter haben nach dem Auszug ihres Mieters eine Frist von sechs Monaten ab dem Datum der Wohnungsrückgabe, um von den Mietern eine Ausbesserung oder gegebenenfalls Schadensersatz zu fordern.

Verhandeln Mieter und Vermieter über die Beseitigung des Schadens oder schaltet der Vermieter ein Gericht ein, wird die Verjährungsfrist gehemmt, also auf Eis gelegt.

Schulden Sie dem Vermieter keine Mietzahlungen mehr und haben alle Mängel beseitigt, bzw. beglichen?

Dann hat der Vermieter in der Regel 6 Monate Zeit Ihre Kaution in voller Höhe zurückzuzahlen.
Muss noch eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden, darf ein angemessener Teil der Kaution einbehalten werden.

Nach der Abrechnung – meist zu Beginn eines Jahres – wird der restliche Kautionsbetrag mit möglichen Nachzahlungen verrechnet und ebenfalls ausgezahlt.

FAQ

Im Übergabeprotokoll wird schriftlich der Zustand der Immobilie dokumentiert. Bei Meinungsverschiedenheiten dient das Protokoll als Beweismittel zur Klärung der Streitfälle. Im Übergabeprotokoll sollte beispielsweise das Datum der Übergabe und Namen von Übergeber und Empfänger enthalten sein.

Grundsätzlich gilt: für alles was der Mieter in der Wohnung kaputt macht muss er selbst aufkommen. Auch für Schäden von Möbelpackern beim Auszug muss der Mieter aufkommen. Handelt es sich allerdings um Abnutzungen, die durch den “vertragsgemäßen Gebrauch” verursacht wurden, dann muss sich der Vermieter darum kümmern.

Ein Übergabeprotokoll ist nicht verpflichtend, aber dringend zu empfehlen. Damit können spätere Einwände und Forderungen gerechtfertigt werden. Das Übergabe Protokoll kann von beiden Parteien entworfen werden, sollte aber auch von der jeweils anderen Partei abgesegnet werden.

Ein Übergabeprotokoll ist vor allem dann unwirksam, wenn es gar nicht erst existiert hat. Wird bei der Übergabe kein Protokoll angefertigt, gilt die Wohnung automatisch als mangelfrei übernommen.

Sie können das Übergabeprotokoll anfechten, wenn Sie nach dem Einzug Mängel feststellen, die Sie nicht verursacht haben. Die besten Chancen haben Sie, wenn Sie die Mängel dokumentieren. Schalten Sie zur Not einen Anwalt oder den Mieterschutzverein ein, sollte der Vermieter nicht mit der Mängelbeseitigung seinerseits einverstanden sein.

Autor:

Marilena Meyer

Redakteurin

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